INFO niih...

ini nih jadwal registrasi Mahasiswa UNY...
cekidot..

Email

E-MAIL

A.   Pengertian Electronic Mail

Surat elektronik (disingkat ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Email yang merupakan singkatan dari "Electronic mail".adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakan di Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email berfungsi untuk mengirimkan surat atau pesan kepada orang lain. Perbedaan antara surat bisa dengan email adalah email sudah tidak lagi membutuhkan kertas sebagai media untuk menuliskan pesan, media yang di gunakan adalah berupa data digital yang di kirimkan melalui internet.

Dengan E-mail kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini. Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu dibalas.

Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar, graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

B.      Jenis-Jenis E-Mail

Selama ini kita telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu POP mail, email forwarding dan email berbasis web. Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.

1.      POP Mail

Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor). POP Mail jenis ini mempunyai kelebihan maupun kelemahan.

Kelebihan :

Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.

Kekurangan :

Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.

2.      Web Based email

Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain. Biasanya bersifat gratis. Kelebihan Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja. Kekurangan - kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).

3.      Email Forwarding

Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.

Kelebihannya Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut. Kekurangan Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda Pada kesempatan ini, kita mencoba membuat web based e-mail, dimana kita akan memanfaatkan fasilitas email gratis dari www.yahoo.com dan Microsoft Outlok sebagai software untuk mengelolanya (email reader).

C.   Cara Membuat dan Menggunakan E-mail

Membuat E-Mail

Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan E-mail secara gratis dan popular adalah yahoo.com, plasa.com, gmail.com. Sebagai contoh kita membuat email melalui yahoo.com. Langkah-lagkahnya sebagai berikut : 

1. Kita buka program intertnet explorer 

2. Kita membuka default yahoo.com 

3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik "Sign Up" 

4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara lengkap 

5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan email kita 

6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email 

7. Beri tanda centang pada pernyataan " I Agree" 

8. Klik "Submit" 

9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahoo.

Adapun dalam membuat sebuah alamat E-Mail, bagian yang perlu di isi adalah :

1.      Kepada

2.      Tambahkan CC (carbon copy)

3.      Tambahkan BCC (blind carbon copy)

4.      Topik

5.      Lampirkan File

6.      Kemudian kirim

Melalui langkah-langkah di atas kita sudah dapat memiliki sebuah E-mail secara gratis dan mudah.Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang kita butuhkan

Anatomi E-mail, sebagai contoh:

emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Keterangan:

       emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver

       surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:

o    surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain

o    vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)

o    net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)

o    id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

Memeriksa E-mail

Klik cek surat / check mail. Di dalam daftar e-mail tersebut terdapat kolom-kolom :

1.      Pengirim

2.      Topik

3.      Tanggal

4.      Ukuran

Keluar dari E-Mail

Setelah selesai menggunakan e-mail,keluarlah dari halaman dengan mengklik tombol Log Out / Sign Out / Keluar.

D.   Cara Membaca Surat Elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

Membaca E-Mail dengan menggunakan Browser

Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

Membaca E-Mail dengan MS-Outlook Express

Untuk dapat membaca email pada Yahoo! dengan menggunakan Outlook Express, ada
beberapa langkah yang harus Anda kerjakan. Pertama Anda harus mengaktifkan
layanan pop access dan forwarding. Caranya sebagai berikut :

1)   Login ke mail Yahoo Anda.

2)   Klik menu Options yang terletak di sebelah kiri.

3)   Pilih Pop Access & Forwarding.

4)   Pada step 1, pilih Web & POP access.

5)   Pada step 2, Anda bisa memilih salah satu yaitu HTML Messages atau Text message only.

6)   Klik Submit.

Langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi pada OE sebagai berikut :

1)      Dari menu Tools, pilih Accounts.

2)      Pindah ke tab Mail.

3)      Klik tombol Add (yang terletak di sebelah kanan), pilih Mail.

4)      Pada text box Display Name, isi dengan nama Anda, lalu klik Next.

5)      Pada text box Email address, isi dengan email Yahoo Anda (misalnya : gurmanglow@yahoo.com), klik Next lagi.

6)      Pada combo box My incoming mail server is a, pilih POP3.

7)      Pada text box Incoming mail server, ketik pop.mail.yahoo.com.

8)      Pada text box Outgoing mail server, ketik smtp.mail.yahoo.com.

9)      Klik Next.

10)  Pada text box account name, ketik nama email Yahoo Anda tanpa
@yahoo.com.

11)  Klik Next, lalu klik Finish.

Cara Mengambil E-mail yang masuk ;

1)      Aktifkan MS-Outlook Express.

2)      Klik tombol Reply to All, maka seluruh surat yang masuk di email yahoo anda akan dikirim ke inbox outlok express. (harus terkoneksi ke internet).

3)      Jika telah selesai, anda dapat membaca dan membuat balasan surat secara offline, dan hal ini lebih cepat dibandingkan dengan membaca email secara online. Jika surat yang masuk ke email anda banyak, maka fasilitas ini sangat terasa manfaatnya.

4)      Aktifkan kembali koneksi ke internet, jika anda bermaksud untuk mengirim balasan surat yang telah anda buat.

E.    Etika Penggunaan Surat Elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

1.      Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,

2.      Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.

3.      Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.

4.      Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:

a.       Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,

b.      Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

5.      Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan BERTERIAK.

6.      Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

F.    Keamanan

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

G.   Kelebihan dan Kekurangan Email

Kelebihan menggunakan Email :

-          Cepat (bisa dikatakan sangat cepat), karena hanya perlu beberapa menit (untuk mengatur surat yang akan kita kirim hingga pengirimannya)

-          Mudah, karena kita cukup mengetik di computer

-          Multiple Send, karena kita dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus

-          Dapat mengirim file, attachment seperti file.doc, excel, mp3, gambar, video, dll

-          Kapan saja dan dimana saja, tidak ada batas lokasi dan waktu selama ada sambungan internet

-          Biaya lebih murah.

Kekurangan menggunakan Email :

-          Harus online (ada sambungan ke internet)

-          Hanya dapat mengirim teks dan gambar, maksudnya tidak dapat digunakan untuk  mengirim paket/barang

-          Apabila tidak sambung ke internet dan memeriksa email kita, maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum

-          Harus selalu mengingat username dan password email kita

-          Bisa menjadi “ladang” virus bagi yang tidak mengerti

H.   E-Mail Sebagai Penerapan Kantor Maya

Dengan tumbuhnya Kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Dalam hal surat menyurat, karena sekarang tersedia fasilitas E-Mail ini, maka yang tadinya surat ataupun dokumen dikirim melalui pos, sekarang dapat dikirim melalui E-Mail ini. Tentu saja ini akan memperpendek jarak dan mempersingkat waktu.

Secara lebih rinci, dengan adanya fasilitas E-Mail ini, kita bisa mendapatkan kelebihan antara lain :

1.      Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang furniture, AC, dan lain – lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali – kali orang bertatap muka.

2.      Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus selama ada jaringan internet.

3.      Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

4.      Mendukung kegiatan sosial, orang – orang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor karena tugas – tugas. Atau lebih tepatnya file yang harus dikerjakan, dapat dikerjakan di rumah lalu dikirim melalui E-Mail.

Strategi yang dapat dilakukan adalah :

1.      Menyediakan sumber daya komputer 

2.      Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi 

3.      Menyediakan perlengkapan non komputer 

4.      Membuat jadwal pertemuan reguler 

5.      Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur 

Kompetensi Sekretaris

PENTINGNYA KOMUNIKASI BAHASA INGGRIS

UNTUK SEKRETARIS

Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan. Dalam melakukan komunikasi, bahasa merupakan pengantar yang penting karena merupakan sarana komunikasi dalam bentuk verbal. Dalam tekhnik komunikasi langsung, bahasa jelas merupakan alat vital.

Pengertian Bahasa

Sepanjang sejarah, banyak tercermin pada pentingnya bahasa. Bahasa tidak hanya sebuah kendaraan untuk ekspresi dari pikiran, persepsi, sentimen, dan nilai-nilai karakteristik sebuah komunitas, tetapi juga merupakan ekspresi dasar identitas sosial. Bahasa adalah pengetahuan, dan pengetahuan hari ini dunia kita adalah salah satu faktor kunci dalam daya saing dan. Brains pengetahuan adalah apa yang menciptakan kemakmuran dan pertumbuhan kita cenderung untuk mengambil untuk diberikan. Dalam sebuah masyarakat industri maju di dunia yang semakin saling tergantung, pengetahuan bahasa lainnya menjadi sangat diperlukan.

Pengetahuan dari bahasa Inggris merupakan salah satu alat yang paling penting tersedia untuk penduduk dunia. Bahasa Inggris ini adalah salah satu bahasa internasional, alat komunikasi antar negara, kelompok budaya, berbagai perusahaan dan organisasi, masyarakat dan teman-teman.

Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia. Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia .Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Menurut Professional Secretaries International (PSI) seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano, seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang membantu pimpinan dalam memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan. Seorang sekretaris juga merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinannya atau sebaliknya. Dia juga sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Dan disamping itu sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dari berbagai tingkatan, golongan dan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya.

Tugas Sekretaris

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1)      Menurut wewenangnya.

a.       Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

b.      Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

c.       Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2)      Menurut jenis tugasnya.

a.       Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

b.      Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

c.       Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

d.      Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-syarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

a.       Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

b.      General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

c.       Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

d.      Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

e.       Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

Yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris :

1.      Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.      Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.      Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4.      Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5.      Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6.      Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang  harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7.      Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8.      Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9.      Pandai Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

Pentingnya Bahasa Inggris bagi Seorang Sekretaris

Dalam era global ini, kemampuan berbahasa asing menjadi hal yang mutlak dikuasai oleh semua orang tidak terkecuali seorang sekretaris, utamanya adalah bahasa inggris sebagai bahasa internasional. Apalagi perusahaan sering berhubungan dengan pihak asing, tak dapat dielakkan, kemampuan berbahasa asing adalah vital. Di dalam organisasi, seorang sekretaris harus mempunyai ketrampilan komunikasi. Selain sebagai informan bagi si bos, dia juga harus mampu menyampaikan informasi kepada pihak lain baik kepada karyawan maupun kepada pihak luar. Jadi sekretaris juga berfungsi sebagai mediator antara manajemen dan karyawan. Sedangkan relasi dari perusahaan atau organisasi tempatnya bekerja kemungkinan besar tidak hanya dari organisasi atau perusahaan lokal (dalam negeri) tetapi juga perusahaan mancanegara dimana bahasa pengantarnya menggunakan bahasa inggris.

Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan selain menguasai bahasa Indonesia dengan baikdan harus menguasai kemampuan berbahasa asing seperti bahasa inggris, sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, dan mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Bahasa inggris merupakan modal untuk bersaing meraih suatu pekerjaan yang lebih baik dan merupakan bahasa internasional penghubung segala bahasa, disamping itu juga dengan Bahasa inggris, sekretaris dapat :

1. meningkatkan karier.
2. mendapatkan posisi lebih tinggi dibanding rekan-rekan yang tidak memilikinya.
3. mempermudah untuk melakukan komunikasi dengan siapapun juga dimanapun juga berada.
4. membuat kita bisa percaya diri dan tak pernah takut untuk melakukan apapun juga

Paham 'english' sangat penting bagi seorang sekretaris karena hampir setiap hari kita pasti akan menemui kata-kata dalam bahasa inggris secara tidak langsung. Kebanyakan perusahaan juga kadang menggunakan bahasa inggris untuk berkorespondensi baik dengan relasi maupun dengan pihak intern. Bahasa Inggris di dunia usaha memang digunakan untuk bisnis, surat menyurat dan meeting dengan bule bule yang tidak mau belajar dan tidak bisa berbahasa Indonesia.

Dengan kata lain, dengan paham akan bahasa inggris ini, sekretaris akan mudah dalam menjalin relasi dari pihak mana saja. Ini akan menguntungkan perusahaan karena yang notabene seorang sekretaris yang menjadi cerminan dari pimpinan dan menjadi jembatan antara pimpinan dengan banyak pihak, mampu menjalin komunikasi dengan para relasi.

Segudang Pertanyaan dan Uneg-uneg about "Pendidikan Karakter"

Selama beberapa bulan terakhir.."pendidikan karakter" selalu "menghantui" pikiran saya. Banyak pertanyaan yang selalu berputar-putar tak tentu arah di kepala saya. 5W + 1 H mengenai pendidikan karakter.
What = Apa, Apakah sesungguhnya pendidikan karakter itu?
Where = Dimana, Dimanakah selayaknya kita sebagai mahasiswa melaksanakan pendidikan karakter itu? di kampus? lingkungan tempat tinggal? ataukah dimana saja?
Who = Siapa, Siapa sajakah yang harus melaksanakan pendidikan karakter itu? mahasiswa saja? masyarakat biasa? atau yang berkepentingan saja?
Why = Mengapa, Mengapa mahasiswa harus mengikuti pendidikan karakter "di kampus"? Mengapa..mengapa..dan mengapa?
When = Kapan, Kapan pendidikan karakter harus di ikuti/dilaksanakan mahasiswa?
How = Bagaimana, Bagaimana seharusnya pendidikan karakter itu sesungguhnya diselenggarakan?


Tentu pembaca ingin tahu mengapa saya mempunyai segudang pertanyaan? Ya karena menurut saya, yang pertama sosialisasi dari pendidikan karakter itu sendiri belum menyeluruh. Jadi, target pun tidak dapat tercapai secara optimal.Yang kedua, pelaksanaan dari pendidikan karakter itu sendiri yang melenceng dari garis seharusnya. Yang di anjurkan memakai rok, tetapi tidak ada standar dari rok yang layak dipakai untuk meng-cover pendidikan karakter itu sendiri. Dengan banyaknya "peserta" pendidikan karakter yang berarti banyak pula standar rok dan baju yang layak untuk pendidikan karakter.  Kalau bisa dibilang, ke kampus kok pake rok mini (baca : di atas lutut) yang notabene, kampus adalah lingkungan pendidikan. Mau gaya-gayaan atau mau ngangsu kawruh? Dan ini bukan lah perilaku yang seharusnya mahasiswa lakukan. 
Apakah dengan di terapkannya pemakaian rok pada saat kuliah dapat menjamin karakter mahasiswa yang baik? Tidak bukan. Karena sesungguhnya hakikat yang terpenting dari pendidikan karakter dari seorang manusia itu sendiri adalah 2B, behavior dan brain. Bukan dari tampilan luarnya saja. Seperti pepatah mengatakan "Don't judge a book by this cover". Kalau tampilan luarnya saja yang di asah, tetapi dalamnya tidak cukup baik dalam mengasahnya, sama saja.



Ya..sekali lag saya garis bawahi ini hanya sedikit uneg-uneg saya mengenai hal yang belum saya pahami dengan baik. Apabila ada kekurangan, itu pasti datangnya dari tulisan saya ini dan mohon di maafkan. Saranghaeyo.. gomawo.. xie-xie.. arigatou.. ^_^