Email

E-MAIL

A.   Pengertian Electronic Mail

Surat elektronik (disingkat ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Email yang merupakan singkatan dari "Electronic mail".adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakan di Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Seperti layaknya surat biasa pada umumnya, email berfungsi untuk mengirimkan surat atau pesan kepada orang lain. Perbedaan antara surat bisa dengan email adalah email sudah tidak lagi membutuhkan kertas sebagai media untuk menuliskan pesan, media yang di gunakan adalah berupa data digital yang di kirimkan melalui internet.

Dengan E-mail kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini. Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu dibalas.

Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar, graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

B.      Jenis-Jenis E-Mail

Selama ini kita telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu POP mail, email forwarding dan email berbasis web. Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.

1.      POP Mail

Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor). POP Mail jenis ini mempunyai kelebihan maupun kelemahan.

Kelebihan :

Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.

Kekurangan :

Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.

2.      Web Based email

Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain. Biasanya bersifat gratis. Kelebihan Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja. Kekurangan - kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).

3.      Email Forwarding

Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.

Kelebihannya Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut. Kekurangan Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda Pada kesempatan ini, kita mencoba membuat web based e-mail, dimana kita akan memanfaatkan fasilitas email gratis dari www.yahoo.com dan Microsoft Outlok sebagai software untuk mengelolanya (email reader).

C.   Cara Membuat dan Menggunakan E-mail

Membuat E-Mail

Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan E-mail secara gratis dan popular adalah yahoo.com, plasa.com, gmail.com. Sebagai contoh kita membuat email melalui yahoo.com. Langkah-lagkahnya sebagai berikut : 

1. Kita buka program intertnet explorer 

2. Kita membuka default yahoo.com 

3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik "Sign Up" 

4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara lengkap 

5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan email kita 

6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email 

7. Beri tanda centang pada pernyataan " I Agree" 

8. Klik "Submit" 

9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahoo.

Adapun dalam membuat sebuah alamat E-Mail, bagian yang perlu di isi adalah :

1.      Kepada

2.      Tambahkan CC (carbon copy)

3.      Tambahkan BCC (blind carbon copy)

4.      Topik

5.      Lampirkan File

6.      Kemudian kirim

Melalui langkah-langkah di atas kita sudah dapat memiliki sebuah E-mail secara gratis dan mudah.Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang kita butuhkan

Anatomi E-mail, sebagai contoh:

emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Keterangan:

       emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver

       surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:

o    surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain

o    vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)

o    net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)

o    id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

Memeriksa E-mail

Klik cek surat / check mail. Di dalam daftar e-mail tersebut terdapat kolom-kolom :

1.      Pengirim

2.      Topik

3.      Tanggal

4.      Ukuran

Keluar dari E-Mail

Setelah selesai menggunakan e-mail,keluarlah dari halaman dengan mengklik tombol Log Out / Sign Out / Keluar.

D.   Cara Membaca Surat Elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

Membaca E-Mail dengan menggunakan Browser

Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

Membaca E-Mail dengan MS-Outlook Express

Untuk dapat membaca email pada Yahoo! dengan menggunakan Outlook Express, ada
beberapa langkah yang harus Anda kerjakan. Pertama Anda harus mengaktifkan
layanan pop access dan forwarding. Caranya sebagai berikut :

1)   Login ke mail Yahoo Anda.

2)   Klik menu Options yang terletak di sebelah kiri.

3)   Pilih Pop Access & Forwarding.

4)   Pada step 1, pilih Web & POP access.

5)   Pada step 2, Anda bisa memilih salah satu yaitu HTML Messages atau Text message only.

6)   Klik Submit.

Langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi pada OE sebagai berikut :

1)      Dari menu Tools, pilih Accounts.

2)      Pindah ke tab Mail.

3)      Klik tombol Add (yang terletak di sebelah kanan), pilih Mail.

4)      Pada text box Display Name, isi dengan nama Anda, lalu klik Next.

5)      Pada text box Email address, isi dengan email Yahoo Anda (misalnya : gurmanglow@yahoo.com), klik Next lagi.

6)      Pada combo box My incoming mail server is a, pilih POP3.

7)      Pada text box Incoming mail server, ketik pop.mail.yahoo.com.

8)      Pada text box Outgoing mail server, ketik smtp.mail.yahoo.com.

9)      Klik Next.

10)  Pada text box account name, ketik nama email Yahoo Anda tanpa
@yahoo.com.

11)  Klik Next, lalu klik Finish.

Cara Mengambil E-mail yang masuk ;

1)      Aktifkan MS-Outlook Express.

2)      Klik tombol Reply to All, maka seluruh surat yang masuk di email yahoo anda akan dikirim ke inbox outlok express. (harus terkoneksi ke internet).

3)      Jika telah selesai, anda dapat membaca dan membuat balasan surat secara offline, dan hal ini lebih cepat dibandingkan dengan membaca email secara online. Jika surat yang masuk ke email anda banyak, maka fasilitas ini sangat terasa manfaatnya.

4)      Aktifkan kembali koneksi ke internet, jika anda bermaksud untuk mengirim balasan surat yang telah anda buat.

E.    Etika Penggunaan Surat Elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

1.      Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,

2.      Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.

3.      Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.

4.      Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:

a.       Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,

b.      Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

5.      Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan BERTERIAK.

6.      Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

F.    Keamanan

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

G.   Kelebihan dan Kekurangan Email

Kelebihan menggunakan Email :

-          Cepat (bisa dikatakan sangat cepat), karena hanya perlu beberapa menit (untuk mengatur surat yang akan kita kirim hingga pengirimannya)

-          Mudah, karena kita cukup mengetik di computer

-          Multiple Send, karena kita dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus

-          Dapat mengirim file, attachment seperti file.doc, excel, mp3, gambar, video, dll

-          Kapan saja dan dimana saja, tidak ada batas lokasi dan waktu selama ada sambungan internet

-          Biaya lebih murah.

Kekurangan menggunakan Email :

-          Harus online (ada sambungan ke internet)

-          Hanya dapat mengirim teks dan gambar, maksudnya tidak dapat digunakan untuk  mengirim paket/barang

-          Apabila tidak sambung ke internet dan memeriksa email kita, maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum

-          Harus selalu mengingat username dan password email kita

-          Bisa menjadi “ladang” virus bagi yang tidak mengerti

H.   E-Mail Sebagai Penerapan Kantor Maya

Dengan tumbuhnya Kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Dalam hal surat menyurat, karena sekarang tersedia fasilitas E-Mail ini, maka yang tadinya surat ataupun dokumen dikirim melalui pos, sekarang dapat dikirim melalui E-Mail ini. Tentu saja ini akan memperpendek jarak dan mempersingkat waktu.

Secara lebih rinci, dengan adanya fasilitas E-Mail ini, kita bisa mendapatkan kelebihan antara lain :

1.      Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang furniture, AC, dan lain – lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali – kali orang bertatap muka.

2.      Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus selama ada jaringan internet.

3.      Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

4.      Mendukung kegiatan sosial, orang – orang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor karena tugas – tugas. Atau lebih tepatnya file yang harus dikerjakan, dapat dikerjakan di rumah lalu dikirim melalui E-Mail.

Strategi yang dapat dilakukan adalah :

1.      Menyediakan sumber daya komputer 

2.      Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi 

3.      Menyediakan perlengkapan non komputer 

4.      Membuat jadwal pertemuan reguler 

5.      Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur